Hallituksen 1. kokous 4.1.2019

Linkki Jyväskylä ry

Hallituksen kokous 1

Paikka: Ag C221.1

Aika: 4.1.2019, klo 16:00

Osallistujat:

Juuso Koistinen, puheenjohtaja

Julia Sippola, varapuheenjohtaja

Minna Kangaspuoskari, sihteeri

Henrik Korhonen, rahastonhoitaja (saapui kohdassa 6 klo 16:08)

Anna Arikainen, yritysvastaava (poissa)

Emilia Varonen, yritysvastaava

Joonas Rautiainen, tapahtumavastaava

Sinna Pirinen, fuksivastaava

Taavi Heinonen, sopovastaava (poissa)

Jyrki Kokkola, tiedottaja ja päätoimittaja (saapui kohdassa 6 klo 16:11)

Emma Nevala, kopovastaava

Leevi Leppälä, jäsen (saapui kohdassa 7 klo 16:50 ja poistui kohdassa 10. klo 17:50)

Esityslista

Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa 16:00

Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksytään esityksen mukaan.

Kokouksen työjärjestys

Hallitus tarkistaa tämän pöytäkirjan seuraavassa kokouksessa.

Ääntenlaskijoiksi valittiin Joonas Rautiainen ja Sinna Pirinen.

Ilmoitusasiat

Jyy:n Järjestöseminaari 18.1.-19.1.
- - järjestöseminaarin kanssa yhtä aikaa on fuksisauna, jonka vuoksi Nuutti Rantasta on pyydetty saunalle vastuuhenkilöksi.
- Hallituksen jäsenet osallistuvat kukin itselleen tärkeisiin koulutuksiin.

Toimintasuunnitelman 2019 ja strategian läpikäynti
Käytiin läpi vuoden 2019 toimintasuunnitelma ja pohdittavaksi jäi edustajistovaaliin osallistumistapa. Kehitetään toimintaa lisäämällä matalan tason tapahtumia, parantamalla jaostotoimintaa, aktiivien palkintaa, alumnitoimintaa ja käyttämällä hyväksi jäsenkyselyistä saatava data. Fuksipassin sähköinen kehittäminen on laitettu alulle. Tapahtumien osalta huomautettiin että vappuna tapahtumia saattoi olla viime vuonna liikaa. Yhteistyötä muiden ainejärjestöjen kanssa halutaan lisätä. Toimintasuunnitelma koettiin kokonaisuudessaan olevan toteutettavissa.

Strategia luettiin yhdessä läpi.

Kokoustauko ajassa 16:44.
Kokous jatkuu 16:50

Yhteiset toimintatavat

- Kokouskäytänteet
  - - Jos ei pääse kokoukseen niin ilmoitus hyvissä ajoin, n. vuorokautta ennen
  - - Kokousten ei tarvitse olla liian muodollisia, avointa keskustelua ja esityslistan täydennys ja luku ennen kokousta.
  - Sinna ehdotti että esityslista julkaistaan kokouskutsun kanssa viimeistään 3 päivää ennen kokousta. Emilia kannatti.

- Kokoustamistaajuus
  - - Kokouksia pidetään noin 2 viikkoon välein
  - Iltakouluja vähintään kerran kuussa, joissa käydään läpi mitä tehdään ja suunnitellaan enemmän jotta hallituksen kokoukset olisivat vaan enemmän byrokratiaa. Leevi Leppälä mainitsi että iltakoulut olisi hyvä paikka jaostotoiminnan kehitykseen.

Slack
- - Koettu hyväksi whatsappin sijaan. Jyrki Kokkola toimii hallituksen slack-vastaavana ja kehittää kanavia esim. jaostotoiminnalle
- Yritetään pitää Slackissa keskustelu kasassa jolloin vastataan aiheeseen liittyvään threadiin eikä aloiteta aina uutta.

Talousasiat

Leevi Leppälä kertoi taloustilanteesta joka on huono ja hataralla pohjalla vappuun asti. Vujut tuottavat tappiota. A href aiheuttaa myös kuluja. Taloutta pyritään korjaamaan haalaritilauksella ja laulukirja myynnillä. Pitkäaikainen sijoittaminen pitäisi aloittaa heti kun päästään parempaan taloustilanteeseen jotta talous tuleviksi vuosiksi pystytään takaamaan.

Viestintä

- Leevi Leppälä kommentoi että viestintä ei ollut laadukasta viime vuonna. Hän tähdensi että tapahtumien ilmoittautumiset pitäisi olla ajoissa auki ja somekanavia pitäisi elvyttää. Sähköpostit ajoissa tapahtumista. Lipunmyynti ei saa alkaa heti. KK-tiedote oltava laajempi. Yrityksille parempaa tiedotusta ja heidän rekryistä tietoa jäsenistölle. Tiedotusta sopimuksista enemmän. Aktiivinen firmoille myynti. Telegram on oikeesti parempi kuin whatsapp mutta kukaan ei käytä sitä.

- Instagramin stoorien käyttö markkinoinnissa, laitetaan tapahtumista aktiivisesti kuvia. Tähän tarvitaan tekijää ja kehtaamista.

Oma läsnäolo on tärkeä tapahtumien myynnissä. Positiivinen asenne jolla kutsutaan ihmisiä tapahtumiin ja puhutaan tapahtumista positiiviseen sävyyn.

Kunniamainittavat ja kunniajäsenet

- Pohdittiin että Vuoden linkkari palkittaisiin kunniamaininnalla vujuilla. Vuoden Linkkari äänestys aukeaisi vuoden lopussa ja henkilö valittaisiin ennen vujuja.

- Puheenjohtaja Juuso Koistinen esittää kunniamaininnat seuraaville henkilöille Sara Afflekt-Lazar, Karri Kuivanen ja Tinja Vaskelainen.
  Hyväksytään esityksen mukaan.

Kunniajäsentä ei valita tänä vuonna. Puheenjohtaja esittää että kunniajäsentä ei valittaisiin joka vuosi vaan pyöreillä vuosina tai joka 5. vujuvuosi (eli seuraavan kerran esim. kun Linkki täyttää 15v).

Kokoustauko ajassa 17:50

Kokoustauko loppuu 18:05

Tapahtumat

- Ennakkotapahtuma fukseille la 5.1.
  - Kyykätään Opinkiven vieressä ja Boomboxissa 16-20 rentoo chillailuu. Juuso Koistinen ja Jyrki Kokkola käyvät ostamassa grillailuun tarvittavat asiat.

- Ensimmäisen päivän ohjelma ma 7.1.
  - - Hallitusesittely klo 16.00
  - - Näytetään uusi vuoden 2018 Linkki video. Markkinoidaan tapahtumia.
  - - Jäseneksi lisääminen ja haalareiden tilaus samaan aikaan.
      - Haalaritilausta varten tehdään Bailataan.fi, Julia Sippola tekee.
  - - Leo Toiminen tulee esittelemään TEK:iä noin klo 17.00
  - - Tutorit leikittävät fukseja
  - Juuso Koistinen ja Jyrki Kokkola ostavat tarjottavat.

- Baarikierros to 10.1.
  - - Baarit sovittu eli infottu että ihmisiä tulee. Jatkopaikka on vapaa/auki.
  - - Aukioloajat aiheuttaa hieman hankaluuksia, lähtöjä porrastetaan.
  - Juuso Koistinen ja Emilia Varonen hoitavat kierroksen suunnittelun.

- Linkki goes Pulkkamäki la 12.1.
  - Alkoholiton, tutorit mukaan. Kyykätään, pulkkamäkeä ja markkinoidaan JM- ja MM-kyykkää.

- Fuksiliikunta ti 15.1.
  - Hollywood Bowling varattu 15.1. klo 18-19, Bailataan.fi eventin tekee Julia Sippola. Myydään pääasiassa fukseille.

- Fuksisitsit ke 16.1.
  - Sitsejä ei voi järjestää Katseessa. Sitsit halutaan kuitenkin järjestää. OPM sitsit yritetään järjestää Tiliassa 17.1. Kysytään pääseekö toastit paikalle. Asia hoidetaan ASAP jotta saadaan myyntiin maanantaina.

- Fuksilautapelit to 17.1.
  - Siirretään päivää aiemmin.

- Fuksisauna pe 18.1.
  - - Paljuista luovuttiin
  - - Nuutti Rantanen menee vastuuhenkilöksi vahtimaan pieniä fukseja
  - Ostetaan naposteltavaa

- Linkin kyykkätreenit su 20.1.
  - Opinkiven läheisyydessä. Valmistaudutaan JM-kyykkään.

- Verenluovutus 22.1.
  - Verenluovutus kuukausittain tiettynä päivänä. Verijumala on haussa.

- Ekat soposumpit pe 25.1.
  - Sopovastaava Taavi Heinonen hoitaa asiaa.

Teerenpeli-ilta ??
- Päivä on auki, koska torstaina on tietovisa Teerenpelissä. Etsitään tapahtumalle parempi päivä.

Fuksit 2019

- Hallitus esittely fukseille ma 7.1.

- Haalarit
  - Tilataan ekana päivänä. Heti.

Fuksipassi
- Fuksipassista tehdään sähköinen versio johon vain hallituslaisilla ja tutoreilla muokkausoikeudet.

Joonas Rautiainen, Emilia Varonen ja Henrik Korhonen poistuivat 19:07

Kokoustauko

Kaikki edellä mainitut saapuivat takaisin 19:09

A Href

Kyykkänumero johon vuosijuhlat mukaan. A href kokous pidetään myöhemmin. Hallitukselta esittelyt lehteen. Helmikuun alkuun tähdätään. Lehteen mainosta omista merkeistä ja laulukirjasta.

Yhdistyksen ylimääräinen kokous

Kutsutaan yhdistyksen ylimääräinen kokous, jossa valitaan 1-2 hallituksen jäsentä.
- kokous näillä näkymin 14.1.

15 .META

- Dumppi haluaa Linkin kanssa yhteistyötä, Samlink vierailu mahdollisesti 23.1.

- Yleinen toimiminen hallituksessa ja oma toiminta hallituksen jäsenenä
  - - Avoin viestintä eli kysytään eikä arvailla. Puhutaan ennemmin liikaa kuin liian vähän. Pyritään järkevään keskusteluun.
  - - Hallituksella olisi tieto siitä mikä on ajankohtainen rahatilanne.
  - - Pidetään ulosanti positiivisena. Pidetään valitukset/vitutukset suljettujen ovien takana. Mutta pidetään kokouksiin avoimet ovet.
  - Otetaan jaostolaiset aktiivisesti mukaan. Aktivoidaan heitä.

- Kerran kuussa tapahtuva “hallituksen kysely/palautetunti”
  - Pidetään sopo-sumppien tai muissa merkeissä. Olisi vapaa kyselytunti. Mietitään järkätäänkö kuinka usein.

- Nettisivujen päivittäminen
  - Karrille viestiä. Jäsenetujen päivitys. Sivujen tietojen päivitys ajan tasalle. Haalarimerkeistä ja laulukirjoista mainokset näkyville.