Linkki Jyväskylä ry
Hallituksen kokous, nro 2
Paikka: Ag C226.1
Aika: 8.1.2017, klo 15:15
Osallistujat:
Leevi Leppälä, puheenjohtaja
Jami Laamanen, varapuheenjohtaja
Artturi Lobski, sihteeri
Janne Mäyrä, rahastonhoitaja
Anttu Kaipainen, yritysvastaava
Milla Koivuniemi, tapahtumavastaava
Otto Jahnukainen, yritysvastaava
Perttu Rautaniemi, kopo/sopo-vastaava
Sara Afflekt-Lazar, tapahtumavastaava
Ville Kankaanpää, fuksi-/alumnivastaava
Esityslista
- Kokouksen avaus
Puheenjohtaja avasi kokouksen 15:34.
- Laillisuus ja päätösvaltaisuus
Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
- Esityslistan hyväksyminen
Hyväksytään esityslista sellaisenaan.
- Kokouksen työjärjestys
Valitaan ääntenlaskijoiksi Anttu Kaipainen ja Janne Mäyrä.
Tämän kokouksen pöytäkirja hyväksytään seuraavassa kokouksessa.
- Ilmoitusasiat
Puheenjohtaja ilmoitti, että hallituksen sähköpostien tilanne ei ole muuttunut.
Puheenjohtaja ehdottaa, että osoitteiden korjaamisen aikana käytetään hallituksen jäsenten henkilökohtaisia sähköpostiosoitteita.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
Puheenjohtaja ilmoitti, että tiedekunnalle on tehtävä raportti sponsorisopimusta varten 20.1 mennessä ja että raportin kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja.
Puheenjohtaja ilmoitti myös, että ainejärjestön nettisivut siirtyvät TNnet:lle.
- Toimintasuunnitelman 2017 läpikäynti
Vuoden 2017 toimintasuunnitelma käytiin puheenjohtajan ohjaamana.
Puheenjohtaja ilmoitti, että IT-tytöt toimintaan tarvitaan ryhmän ylläpitäjä ja ehdottaa, että Rautaniemi etsii kyseiseen ryhmään ylläpitäjän.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään ehdotuksen mukaan.
- Yhteiset toimintatavat
Puheenjohtajan ohjauksella käydään yleiset kokouskäytänteet läpi.
Puheenjohtaja ehdottaa, että kokouksia järjestetään kerran kahdessa viikossa ja erillisestä puheenjohtajan ehdotuksesta useamminkin kolmen päivän varoitusajalla.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
Puheenjohtaja ehdottaa, että hallitukseen liittyvissä asioissa tärkeät asiat hoidetaan hallituksen sähköpostilistalla ja kaikki muu hoidetaan hallituksen Whatsapp-ryhmässä. Kukaan ei vastusta.
Päätetään ehdotuksen mukaan.
Puheenjohtaja ehdottaa myös, että budjetoidaan 200€ kokouskuluihin mm. tarjottavat kevätkokoukseen.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 200€ kokouskuluihin.
Varapuheenjohtaja ehdottaa 2017 hallituskaudelle Trello-nimistä sovellusta hallitustehtävien hallintaan ja tarkastellaan Trelloa aina kokouksien ilmoitusosiossa.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään ehdotuksen mukaan.
Jahnukainen kysyi, onko etäosallistuminen mahdollista kokoukseen esimerkiksi Skypen välityksellä.
Puheenjohtaja toteaa, että yleisessä ohjesäännössä lukee, että etäosallistuminen on mahdollista.
- Talousasiat
Puheenjohtaja ehdotaa, että pankkitilin käyttöoikeudet ja pankkikortit evätään Joonas Latulta, Tomi Lundbergiltä ja Artur Kreisbergiltä, annetaan oikeudet Leevi Leppälälle (puheenjohtaja), Jami Laamaselle (varapuheenjohtaja) ja Janne Mäyrälle (rahastonhoitaja).
Koska oikeuksien tasosta ei ole varmuutta lykätään päätöksentekoa seuraavaan kokoukseen.
Yritysvastaavat ilmoittavat, että sponsoriasiat ovat heillä hyvin hallussa.
Kokoustauko 16.07-16.10
- Jäsenrekisterin ylläpito, nimenkirjoitusoikeusoikeudet
Puheenjohtaja ehdottaa esityksen mukaan, että nimenkirjoitusoikeudet annetaan Leppälälle ja Laamaselle ja jäsenrekisterin ylläpito rahastonhoitajalle.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
- Tapahtumat
Puheenjohtaja ilmoittaa, että tiedetyistä tulevista tapahtumista on laitettava ilmoitukset Linkin nettisivuille ja tehdä facebook-eventtejä tammikuun tapahtumille.
Afflekt-Lazar kertoi tammikuun fuksitapahtumista ja niiden ajankohdista.
Puheenjohtaja ehdottaa, että fuksiliikuntatapahtumaan budjetoidaan 500€.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 500€ fuksiliikuntatapahtumaan.
Puheenjohtaja ehdottaa, että hallituksen yhteyshenkilö Instanssityöryhmän kanssa olisi Milla Koivuniemi.
Kukaan ei vastusta
Päätetään ehdotuksen mukaan.
Koivuniemi ilmoittaa, että Mikko Mäntylä saapuu seuraavaan kokoukseen ilmoittamaan esityksen Instanssin budjetista.
Puheenjohtaja ilmoittaa, että Lillukka on varattu 17.-19.2. Linkin kevätlaneja varten.
Puheenjohtja ehdottaa, että budjetoidaan 120€ kuluihin.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 120€ Linkin kevätlaneihin.
Puheenjohtaja ilmoittaa, että puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja ottavat vastuun MM-kyykkä tapahtumasta.
Puheenjohtaja ehdottaa, että jälkibudjetoidaan 16€ kauhusitsien kuluihin.
Kukaan ei vastusta.
Jälkibudjetoidaan 16€ kauhusitsien kuluihin.
Puheenjohtaja ehdottaa, että haalarinkorkkaussitsien toastikulut maksaa Linkki.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään, että kulut maksetaan.
- Fuksit 2017
Puheenjohtaja ilmoittaa, että fuksien infolehtiöt keväälle hoidetaan laittamalla syksyn paketti kuntoon ja jaetaan maanantaina.
Puheenjohtaja ilmoittaa, että sovitushaalarit fuksien tervetuliaistapahtumaan on järjestetty.
Puheenjohtaja ehdottaa, että haalareiden tilaajille haalarin hinnaksi asetetaan 30€.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään ehdotuksen mukaan.
Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan fuksisaunalle 11.1 170€ joista 120€ menevät saunan vuokraamiseen ja 50€ tarjoiluihin.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 170€ fuksisaunan kuluihin.
Fuksi-/alumnivastaava ilmoittaa että, fuksipassien tuottamiseen kuluvat kulut ovat 130€.
Puheen johtaja ehdottaa, että budjetoidaan 130€ fuksipassien valmistuksiin meneviin kuluihin.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 130€ fuksipassien kuluihin.
Fuksi- /alumnivastaava kertoo fuksien tilanteesta ja kertoo fuksien tervetuliastapahtuman ohjelmasta.
Afflekt-Lazar ilmoittaa, että tarvitaan fuksien tervetuliastapahtumaan tarjoilua.
Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 70€ fuksien tervetuliastapahtuman tarjoiluihin.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 70€ fuksien tervetuliaistapahtuman tarjoiluihin.
- Hankinnat
Puheenjohtaja ehdottaa, että ainejärjestölle hankitaan kunnianauhat ja -merkit. Hankinnoista vastaa varapuheenjohtaja.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
Puheenjohtaja ehdottaa, että ainejärjestölle hommataan BeerPong pöytä, jonka hinta on 150€
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 150€ BeerPong pöytään.
Varapuheenjohtaja ehdottaa, että kyykkävarusteiden ostoon budjetoidaan 20€.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 20€ kyykkävarusteisiin.
Puheenjohtaja ilmoittaa, että ainejärjestölle ollaan hankkimassa uutta kykkäsettiä ja että Intersportin kanssa neuvottelut sponsoroinnista siihen liittyen ovat kesken.
Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 300€ uuteen kyykkäsettiin.
Kukaan ei vastusta.
Budjetoidaan 300€ uuteen kyykkäsettiin.
- Strategia ja ohjesäännöt
Puheenjohtaja ilmoitti, että ainejärjestön strategia pitää olla tehtynä kevätkokoukseen mennessä. Strategiaryhmä kootaan nykyisestä hallituksesta, vanhoista hallituksen jäsenistä sekä hallituksen ulkopuolella olevista ainejärjestön jäsenistä. Ryhmän kokoamisesta vastuussa on Leevi Leppälä (puheenjohtaja).
Puheenjohtaja ehdottaa, että tehdään ainejärjestöstrategia nykyisen strategialuonnoksen pohjalta.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
Laamanen poistui.
Laamanen palasi.
Rahastonhoitaja ehdottaa, että laaditaan talousohjesääntö ja ottaa laadinnan tehtäväkseen.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
Puheenjohtaja ehdottaa, että tehdään kunniamerkki- ja kunnianauhaohjesääntö ja tarjoutuu laatimaan siitä ehdotuksen kevätkokoukseen.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
Puheenjohtaja ilmoittaa, että hän ja Mäyrä tekevät sääntömuutosehdotuksen kevätkokoukseen.
- Toimihenkilöt
Puheenjohtajan johdolla käydään kaikki toimihenkilöhakemukset läpi.
Puheenjohtaja ehdottaa seuraavia henkilöitä seuraaviin virkoihin: Nico Foxell kv-vastaava, Laura Rantonen graafikko ja tapahtumatoimihenkilö, Karri Kuivanen Webmaster, Tinja Vaskelainen yritysjaoston yritysvastaava ja toimistovastaava, Sampo Syrjänen tapahtumatoimihenkilö, Jani Suoranta SomePäälikkö, Wiljam Rautiainen tapahtumatoimihenkilö, Perttu Rautaniemi ympäristövastaava, Otto Jahnukainen ja Anttu Kaipainen liittovastaava ja Artturi Lobski VeriJumala sen aikaa kunnes tilalle löytyy joku muu henkilö.
Kukaan ei vastusta.
Päätetään esityksen mukaan.
- META
Todettiin, että suurimmalta osalta puuttui vielä perehdytys omaan tehtävään ja jokaisen on hoidettava perehdytyksensä itse mahdollisimman pian.
Koivuniemi ilmoittaa, että olisi mahdollista tehdä yhteistyötä HackLabin kanssa ja, että sieltä päin olisi kiinnostusta yhteistyöhön.
Puheenjohtaja ilmoittaa, että lautapeli-illat ja niiden järjestäminen otetaan käsittelyyn myöhemmin ensi kuussa.
- Seuraava kokous
Puheenjohtajan kutsusta.
- Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen 18:00.