Hallituksen 4. kokous

Linkki Jyväskylä ry

Hallituksen kokous 4

Paikka: Ag C226.1 (Tietotekniikan projektien kokoushuone)

Aika: 19.1.2017, klo 15:00

Osallistujat:

Leevi Leppälä, puheenjohtaja

Jami Laamanen, varapuheenjohtaja

Artturi Lobski, sihteeri

Janne Mäyrä, rahastonhoitaja

Anttu Kaipainen, yritysvastaava

Milla Koivuniemi, tapahtumavastaava

Otto Jahnukainen, yritysvastaava

Perttu Rautaniemi, kopo/sopo-vastaava (poissa)

Sara Afflekt-Lazar, tapahtumavastaava

Ville Kankaanpää, fuksi-/alumnivastaava

Sampo Syrjänen, toimihenkilö

Esityslista

Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avaa kokouksen klo 15:12.

Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

Esityslistan hyväksyminen

Hyväksytään esityslista muutoksineen.

Kokouksen työjärjestys

hyväksytään kokouksien 1,2,3 pöytäkirjat.

Kokouksen 4 pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa

Ääntenlaskijoiksi valitaan Otto Jahnukainen ja Sara Afflekt-Lazar.

Ilmoitusasiat

Tarkastellaan Trello-sovellusta puheenjohtajan johdolla.

Puheenjohtaja kysyy, kuinka monelta hallituksesta puuttuu avaimet ainejärjestötilan kaappiin. Avaimet puuttuvat Ville Kankaanpäältä, Otto Jahnukaiselta, Anttu Kaipaiselta.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että sopimukset Intersportin ja CGI:n kanssa on allekirjoitettu.

Sihteeri ilmoittaa, että pöytäkirjat ovat valmiina ja tarkastettu, sekä muistio on päivitetty.

Rahastonhoitaja ilmoittaa, että pankissa käynti on vasta edessä, joten tarkkoja tietoja ei taloustilanteesta ole. Syksyllä tilatut haalarit on laskutettu.

Sara Lazar-Afflekt ilmoittaa, että Jyväsmetro-tapahtumaan on perehdytty. Fuksisitsejä ei ehditä järjestämään kiireellisen aikataulun vuoksi. Fuksikyykkä oli varsin onnistunut tapahtuma sääolosuhteista riippumatta ja fuksien osallistumisprosentti oli mainio. Lisäksi fuksiliikuntatapahtuman (Megazone) ilmoittautumiskanta on avattu.

Afflekt-Lazar huomioi, että mehu ei toimi merkkausvälineenä kyykässä.

Syrjänen poistui.

Syrjänen palasi.

Afflekt-Lazar mainitsee, että tapahtumatoimihenkilöille täytyy tehdä oma Trello-työtila ja, että vuosijuhliin perehtyminen sekä suunnittelu on jo käynnissä.

Otto Jahnukainen ilmoittaa, että sponsoritilanne on loistava ja uusimpia sponsoreita ovat CGI ja Wunderdog. Tiedekunta suostuu myös sponsoroimaan yhdistyksen toimintaa, mutta sopimusta ei olla vielä allekirjoitettu. Vanhojen sponsoreiden tilannetta ei vielä tiedetä, koska sopimuksia ei olla tarkasteltu tai uusittu.

Fuksi-/alumnivastaava ilmoittaa, että fuksipassien jako on jo käynnissä. Haalareiden tilauslista-linkki on jaettu kevään fukseille. Lautapeli-iltaa pelkästään fukseille ei järjestetä enää, koska osallistumisprosentti oli mitätön.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että hallituksella on hallitussauna Ynnän kanssa tulossa 20.1 ja järjestöseminaari 27-28.1 johon ilmoittautuminen viimeistään 20.1 mennessä. Lisäksi CGI Future talents tapahtuma on 27.1.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että yhdistyksen internetsivut ovat siirtyneet TNNetille. WebMaster on korjannut hallituksen sähköpostit kuntoon ja lähettänyt siitä kaikille sähköpostia.

Puheenjohtaja kysyy kuinka monelle ei ole tullut sähköpostia aiheesta.

Ville Kankaanpää ja Jami Laamanen eivät saaneet sähköpostia.

Talousasiat

Rahastonhoitaja ilmoittaa, että ei voi ilmoittaa taloustilannetta, koska hänellä ei ole vielä tilinkäyttöoikeuksia.

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan yhdistyksen puheenjohtaja-takkiin 62€.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 62€ yhdistyksen puheenjohtaja-takkiin.

Toimihenkilönimitykset

Puheenjohtaja ehdottaa Mikko Mäntylän nimeämistä Instanssi-tapahtuman päävastaavaksi.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään esityksen mukaan.

Puheenjohtaja ehdottaa Arimo Lemettistä liikuntatapahtumavastaavaksi

Kukaan ei vastusta.

Päätetään esityksen mukaan.

Puheenjohtaja ehdottaa Sampo Syrjästä liikuntavastaavaksi.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään esityksen mukaan.

Tapahtuma-asiat

Puheenjohtaja ilmoittaa, että Jyväskylän mestaruus-kyykkäturnaukseen on ilmoittautunut kymmenen (10) joukkuetta alkuperäisen yhdeksän (9) tilalta. Tapahtumaa varten on tilattu pokaali.

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan 300€ JM-kyykkäturnaukseen.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan ehdotuksen mukaan 300€ Jyväskylän mestaruus-kyykkäturnaukseen.

Puheenjohtaja ilmoittaa,että JM-kyykkäturnaukseen tarvitaan tuomareita lisää.

Syrjänen poistui.

Syrjänen palasi.

Puheenjohtaja ilmoitti, että MM-kyykkä bussikuljetukset ovat käsittelyn alla.

Sponsorisopimuksiin liittyvät velvollisuudet

Jahnukainen kertoo, CGI:n kanssa tehdystä sopimuksesta ja mitä velvollisuuksia siihen liittyy.

Jahnukainen kertoo myös Reaktorin sopimuksen olevan hyvin samantapainen.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että Intersport Tourula on tukemassa Linkki Jyväskylä ry:n liikuntatapahtumia ja, että Intersport Tourula on mahdollistanut pienten palkintojen jakoa liikuntatapahtumissa. Intersport Tourula on myös vahvasti mukana yhdistyksen uuden kyykkäsetin hankinnassa.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että Linkin Simo tahtoo haalarisponsoriksi.

Puheenjohtaja ehdottaa, että pyydetään Simolta logon painotuksen hinta.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään ehdotuksen mukaan.

Linkin, Ynnän ja dumpin lautapeli-illat

Puheenjohtaja ilmoittaa, että lautapeli-iltoja on kyselty eri ainejärjestöissä.

Puheenjohtaja ehdottaa, että yhdistyksemme ottaa lautapeli-iltojen järjestämisen haltuumme ja tapahtumaa järjestetään Agoralla, koska tilat ovat keskellä kaikkea ja ilmaiset.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään ehdotuksen mukaan.

Puheenjohtaja kysyy kuka haluaa ottaa yhdistyksen sisältä järjestämisvastuun.

Tapahtumavastaavat ja fuksi-/alumnivastaava ehdottavat itseään tehtävään.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään ehdotuksen mukaan.

Asteriski Ry:n vuosijuhlat ja yleiset käytänteet edustuksiin

Puheenjohtaja ehdottaa, että korvataan edustuskulut kokonaisuudessaan sisältäen lahjan. Ja puolet matkakuluista ulkopaikkakunnille (halvimman julkisen mukaan).

Rahastonhoitaja tekee korjausehdotuksen, että matkakuluista maksetaan ulkopaikkakunnille puolet matkasta kuittia vastaan.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään esityksen ja korjausehdotuksen mukaan.

Syrjänen poistui.

Syrjänen palasi.

Puheenjohtaja ehdottaa, että budjetoidaan Asteriskin vuosijuhlatapahtumaan 4.3-5.3 per edustaja 85€ osallistumismaksu 5€ silliaamiainen, lahja ja matkat.

Kukaan ei vastusta.

Budjetoidaan 180€, lahja ja matkat esityksen mukaan.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että Asteriskin vuosijuhlatapahtumaan lähtee edustamaan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja vedoten edustusasemaansa.

Janne Mäyrä ilmoittaa, että tulevaisuudessa olisi reilua jos muutkin halukkaat jäsenet voisivat mennä edustamaan yhdistystä tapahtumiin ja siinä, että samat henkilöt kiertävät tapahtumia ei ole järkeä.

Puheenjohtaja kysyy hallitukselta ketkä ovat halukkaita edustamaan yhdistystä muiden ainejärjestöjen tapahtumissa. Sihteeriä lukuunottamatta kaikki ovat halukkaita.

Puheenjohtaja ehdottaa, että tuleviin tapahtumiin on mahdollista kierrättää toista edustuspaikkaa ja myös ensimmäistä jos puheenjohtaja ei ole itse halukas lähtemään tapahtumaan.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään ehdotuksen mukaan.

Laulukirja (lisätty kohta)

Syrjänen kertoo, että aiemmin suunniteltu luonnontieteellisten aineiden laulukirjaa ei ole kukaan saanut aikaseksi ja kysyy, että voiko Linkki Jyväskylä ry. voisi ottaa laulukirjan teon omalle vastuulleen. Syrjänen myös mainitsee olevansa käytettävissä tehtävään.

Puheenjohtaja ehdottaa, että yhdistys ottaa vastuun laulukirjan teosta vastuulleen.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään esityksen mukaan.

Puheenjohtaja ehdottaa, että Syrjänen ottaa vastuun laulukirjan teosta vastuulleen yhdistyksen sisällä.

Kukaan ei vastusta.

Päätetään ehdotuksen mukaan.

META

Syrjänen kertoo makeyourmark.fi sivustosta ja yrityksestä, joka valmistaa biohajoavaa ja ympäristöystävällistä merkkimaalia, jota voi käyttää kyykkäpeleissä rajojen piirtämiseen.

Artturi Lobski kysyy, että onko yhdistys osallistumassa merkkimarkkinoille.

Puheenjohtaja ilmoittaa, että yhdistyksellä ei omista erityyppisiä haalarimerkkejä tällä hetkellä, mutta seuraaville merkkimarkkinoille hankitaan suurempaa valikoimaa. On kuitenkin mahdollista mennä myymään nykyisiä merkkejä tapahtumaan.

Lobski pyrkii hankkimaan haalarimerkkien myyjiä 31.1 järjestettäviin merkkimarkkinoihin.