Hallituksen 10. kokous – 3.5.2018 – Linkki Jyväskylä ry

Linkki Jyväskylä ry

Hallituksen kokous 10

Paikka: Ag C226.1 (Tietotekniikan projektien kokoushuone)

Aika: 3.5.2018, klo 16:15

Osallistujat:

Otto Jahnukainen, puheenjohtaja

Niko Muukkonen, varapuheenjohtaja

Nuutti Rantanen, sihteeri

Tinja Vaskelainen, rahastonhoitaja (Saapui kohdassa 3.)

Minna Kangaspuoskari, sopovastaava

Riina Kokkonen, kopovastaava

Juuso Koistinen, tiedottaja

Arimo Lemettinen, tapahtumavastaava

Julia Sippola, yritysvastaava

Leo Toiminen, yritysvastaava

Leevi Leppälä, toimihenkilö (Saapui kohdassa 3.)

Esityslista

Kokouksen avaus

Puheenjohtaja avasi kokouksen ajassa 16:17

Laillisuus ja päätösvaltaisuus

6. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä.

Kokous on sääntöjen vaatimusten mukainen, joten kokous on laillinen ja päätösvaltainen.

Esityslistan hyväksyminen

Hyväksytään sellaisenaan

Vaskelainen ja Leppälä saapuivat.

Kokouksen työjärjestys

Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen, 9. hallituksen kokous.
- Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja
Rantanen esitti Julia Sippolaa ja Leo Toimimista ääntenlaskijoiksi. Valittiin esityksen mukaan.

Ilmoitusasiat

Puheenjohtajiston kuulumiset
- Puheenjohtajisto kiitti hallitusta vapusta. Vappupuuhastelu meni oikein hyvin.
- Muukkonen esitteli nettisivujen päivitystä. Lisätty laitteiston vuokraus. Keskusteltiin liikunta-sivusta ja laitteiston vuokraushinnoista. Jahnukainen ehdotti, että viilataan vuokraushintoja. Rantanen kertoi, että sivuilta löytyy nyt vuoden 2018 pöytäkirjat.
Kopon kuulumiset
- Kokkonen kertoi kevään viimeisten Kopo-kaljojen kulusta. Todettiin hyväksi kanavaksi Linkin ja Dumpin kopojen ja Hallopedien kanssa.
- Kokkonen kertoi, että yliopiston pääkirjasto menee remonttiin.
- Kokkonen kertoi, että IT-palvelut siirtyvät pääkirjaston kellarikerrokseen.
- Kokkonen kertoi, että yleispoliittisesta linjapaperista on ollut keskustelua.
Sopon kuulumiset
- Kangaspuoskari kertoi, ettei sopovaliokunnassa ole mitään uutta.
Fuksivastavaan kuulumiset
- Kangaspuoskari ehdotti, että fuksipassia voisi päivitellä ajankohtaisempaa. Poistetaan vanhentuneita kohtia ja korvataan ne nykyaikaa kuvastavilla.
- Toiminen kertoi, että hänen täytyy järjestää tutorkoulutus, koska Linkiltä tutorkoulutuksessa ei ollut kuin yksi henkilö.
Tapahtumavastaavien kuulumiset
- Lemettinen kertoi, että vappu oli ja se oli pitkä ja kostea. Pestamenttiin: “Kannattaa laittaa vapun päiviä lukkoon aikaisemmin. Alkoholilainsäädännöstä pitää kirjailla jotain tuleville toimijoille.“
Muut kuulumiset
- Ei ole

Uusien jäsenten hyväksyminen

Emme ole hyväksyneet tammikuun jälkeen uusia jäseniä ja meille on tullut jäsenhakemuksia viisi kappaletta ajalta 30.1.2018 – 20.4.2018.

Esitys: Liitetään liitteen 1 mukaan viisi(5) henkilöä Linkki Jyväskylä ry:n jäseneksi.

Päätös: Esityksen mukaan

Toimihenkilöhaku

Juho Hermunen on hakenut liikuntavastaavaksi (liite 2).

Esitys: Hyväksytään Hermusen hakemus ja valitaan hänet liikuntavastaavaksi.

Päätös: Esityksen mukaan

Talousasiat

Vaskelainen esitteli alkuvuoden taseen ja tuloslaskelman.

Talousasiat ovat hyvällä tolalla.

Yrityssopimukset

Yritysvastaavien kuulumiset
- Ovat juteleet yritysten kanssa Linkkitarraeduista ja muusta yritysyhteistyöstä
- Sippola on lähdössä vaihtoon elokuussa
Linkki-tarralla saatavat alennukset
- Fantasiapelit
  - Toiminen on keskustellut, -10% melkein kaikesta. Haalarimainokset erikseen sovittuna. Lautapeleistä -15%. Lautapelit.com saa lautapeli-illoissa näkyvyyttä. MtG-harrastajat voivat mennä fantasiapelien tiloihin pelailemaan.
- Teknikmagasinet
  - Toiminen on keskustellut, -10% miltei kaikesta, syyskuussa alkaa Gaming tarjoukset -5%, vastikkeeksi Linkki mainostaa laskimia ja Raspberry Pi:ta. Vuoden fuksille tuotepalkinto, Nhl-turnaukseen palkinto. Haluavat, että Linkki mainostaa kuukausittain yritystä ja haalaripaikan. Fuksiaisrasti Teknikmagasinetille.
- Fafas
  - Sippola on sopinut -15% alennuksen Linkki-tarralla
Yritysyhteistyö
- Futurice on toinen excupaikka syksylle, Solita on ensimmäinen.

Baarisopimus

Katseessa ja Escissä käyty, Bra2 ei ole vastannut sähköpostiin. Freetimeen sorvailtiin uutta sopparia.

Katse: Jahnukainen ja Toiminen kävivät Katseessa yökerhopuolella. Katseessa 650 asiakaspaikkaa. Sitsipaketti väh. 60 henkilöä liukuva määrä. Sitseille saa ruokaa. Normaalisti ei maksa sisään kuin bändi-iltoina, mutta voidaan itse myydä lippuja omissa tapahtumissa. Katseella on oma PA-setti. Hallituslaisille kanta-asiakaskortit, ilmainen narikka ja jonon ohi. Yritetään parhaan mukaan järjestää tapahtumat Katseessa, ei sido kuitenkaa ja muu yhteistyö sallitua. Tarralla etuja.
Esc: Löytyi Asteriskin tarra, kuitenkaan ei ole riskejä. Samoista tapahtumista keskulteltiin kuin Katseen kanssa. 1000 asiakaspaikkaa. Sitseille saa ruokaa. Auki ke-su. Lähes kaikki päivät syksyltä on jo varattu, mutta tiistaisin voivat pitää ovea auki meille. Markkinointi pitää olla hyvää ja laadukasta ja aktiivisesti pitää myydä jatkolippuja. Pitää toimittaa kävijäarvio. Hallitus saa vippikortin, jolla pääsee jonon ohi. Kaikki jatkot ja yökerhotapahtumat pitää olla Escissä.
Bra: Lähetetty sähköpostia, eivät ole vastanneet.
Freetime: Rahallinen tuki on sidottu kävijämäärään.

Alustavasti keskusteltiin, että mikä baari valitaan tuleva yhteistyökumppaniksi. Leppälä kertoi yritysyhteistyökuvioista yleisesti.

Jahnukainen tiedusteli voidaanko järjestää sitsit muualla kuin Escapessa.

Sippola vastasi, että voidaan pitää oma pullo mukaan tyyppiset sitsit.

Muukkonen tiedusti mitä järjestöjä toimii Escapassa.

Toiminen ja Lemettinen vastasivat Muukkosen kysymykseen.

Jatketaan kyselyä baareihin. Kysellään jäsenistön vakiobaarihaluja jäsenkyselyssä.

Kokoustauko alkoi 17:59

Kokoustauko päättyi 18:17

Tapahtuma-asiat

Tulevat tapahtumat
- Lemettinen ilmoitti, että Lööpin ja Puolueen kanssa suunnitellaan sitsejä. Varkaat mahdollisesti mukaan.
JYY:n yhteistyötapahtuma

- Lemettinen kertoi, että ovat suunnitelleet muiden ainejärjestöjen tapahtumavastaavien oma “sikariklubi”. Lemettisen mukaan olisi hyödyllinen.
Megazone tiedekunnan kanssa
- Kokkonen ilmoitti, että tällä hetkellä on 56 ilmoittautunutta. Mahdollisesti Teerenpeliin jatkot.
Valintakoe
- Valintakoepäivänä pidetään Linkin infopistettä.
Aktiivien palkitsemissauna
- 7.5. Opinkiven saunalla.
- Viestiä aktiiveille, edellinen hallitus, nykyinen hallitus, Instanssityöryhmä,toimihenkilöt ja tutorit. Jahnukainen lupasi listata aktiivit.
Kesämiitti
- Leppälä tiedusteli kesämiitistä. Muukkonen ilmoitti, että kehitetään kesälle. Muukkonen esitti heinäkuun alkua, viikko 28, alustavasti.
Fuksiaiset
- Suunnitellaan ja toteutetaan itse. Samana päivänä kuin Ynnän fuksiaiset, 19.9.2018.
Jyväskylän excursio
- Hyvällä tolalla
Hallituksen virkistäytyminen
- Toiminen esitti, että 400€ keväälle ja 400€ syksylle, jos menee hyvin.
- Päätös: Ei budjetoida vielä mitään.

TiTOLin kesätapahtumat ja TiTOL-yhteistyö

ATK-YTR
- Toiminen esitteli, että atk-ytr on 27.7.-28.7. Helsinki-tallinna risteily. 120 asiakaspaikkaa. 40€ ja hintaan sisältyy buffetti. Jos saadaan ainakin 50 lähtijää niin otetaan yhteisbussikuljetus.
ATK-YTS
- Toiminen esitteli atk-yts:ä Helsingissä.
Toiminen esitteli TiTolin kehitysideoita koskien TiTolin toimintaa.

Tila-asiat

Jahnukainen kertoi, että tila-asioita on hoidettu eteenpäin.

Ohjeet ja säännöt ja ohjesäännöt

Tapahtumiin osallistuminen
- Vaskelainen ehdotti, että luodaan tapahtumiin osallistumisehdot. Vaskelainen lupautui toteuttamaan.
Hallitushaku
- Kevätkokouksessa jäsen oli jättänyt ponnen hallitushakuohjesäännöstä. Luodaan hallitushausta ohjesääntö Leppällä ja Rantanen lupautuivat toteuttaa.
Hallituksen toiminta
- Toiminen esitti edustuksien ohjeistusta, kuten vuosijuhlaedustusten maksuista. Päätettiin esityksen mukaan.
Kriisiviestintä
- Toiminen esitti kriisiviestintäohjetta. Päätettiin luoda kriisiviestintäohje.
Alkoholilainsäädäntö
- Lemettinen esitti ohjeen luomista alkoholilainsäädännöstä, eli mitä voidaan tehdä alkoholin kanssa toiminnassa. Päätettiin luoda ohje.

Vapun läpikäyminen

Markkinointi
- Jahnukainen ilmoitti, että markkinointi olisi pitänyt aloittaa aikaisemmin. Noin kuukautta ennen vappua. Toiminen esitti, että rahaa tulisi laittaa sosiaaliseen median mainontaan, noin 20€/tapahtuma.
- Päätettiin kehitettää tapahtumien markkinointia viestintäkanavissa, kuten omilla kotisivuilla ja Facebookissa.
- Kaksi viikkoinen vappu oli joillekin raskas.
  - *Siiderimaistelu ja vappustartti olivat onnistuneet,
  - Vappuvilskeessä oli hyvin vähän linkkareita, syinä kehno sää ja huono markkinointi.
  - *Lautapeli-illassa oli kymmenkunta osallistujaa.
  - Vappusota oli vaikea saada täyteen.
  - Rentoutumispäivä meni todella hyvin, Toiminen ilmoitti menneensä Freetimeen
  - *Lentokonesitsit onnistuivat. Sippola tiedusteli, että pitääkö maksaa ei saapuneista henkilöistä, Lemettinen ilmoitti, että ei vielä tietoa.
  - Jyvässpeksi onnistui hyvin
  - Heittokarnevaalissa sää oli kehno, oli jonkin verran käviöitä
  - *Jyväsmetro onnistui
  - Haalaripesula noin muutama osallistuja, huonosti markkinointi
  - Scavenger hunt markkinointi epäonnistui, kuitenkin voinee järjestää ensi vuonna. Sää oli kehno.
  - Kaljataiji ei tapahtunut vain yksi osallistuja, voidaan kuitenkin kehittää ensivuodelle esimerkiksi poikkitieteellinen kaljataiji vaikka ennen vappustarttia.
  - Välikuolemasauna oli osallistujia
  - Lounassitsit onnistui
  - Vappusauna onnistui
  - Harjun piknik osallistuminen kärsi huonosta säästä

* Ig mainostusta

Syksyn tapahtumien läpikäynti

Markkinointiin panostetaan enemmän syksyllä vaikka elvytetään Twitter.

Laulukirja-projekti

Jahnukainen ilmoitti, että projekti viedään loppuun kesällä.

Toiminen kommentoi, että meidän Vappuradio-osallistuminen oli onnistunut

Ylimääräinen yhdistyksen kokous

Hallitukseen tarvitaan uusi jäsen eroavan hallituksen jäsenen tilalle. Päätettiin järjestää ylimääräinen yhdistyksen kokous 23.5.2018 kello 16:15.

Jäsenkysely

Toteutetaan jäsenkysely pikaisesti. Jahnukainen ja Muukkonen lupasivat toteuttaa.

Linkille tulostuskortti

Kokkonen kertoi, että tulostukset ovat pitkässä juoksussa kalliita. Jahnukainen kertoi, että tulostukset tulevat vähenemään, koska laulukirja-projekti on loppusuoralla ja ei tarvi tulostella sitsivihkoja. Keskusteltiin myös oman tulostimen hankkimisesta. Jahnukainen esitti, että kun printtaat niin voit tehdä kulukorvauksen. Päätettiin tämän esityksen mukaan.

META

Kämppäappro pidetään Toimisen uudessa Kortepohjan asunnossa. Sippola lähtee Kuortaneelle 19.5., Lemettinen ilmoitti, että vierailee Lahdessa ja Itävallassa. Lemettinen ilmoitti mahdollisista Star Wars sitseistä Magna Cartan kanssa.